NFs recebidas, importação de XML

Notas fiscais recebidas

O registro da nota fiscal recebida:

  1. transfere as mercadorias compradas para o estoque;
  2. cria as contas a pagar, usadas para a gestão financeira, inclusive o fluxo de caixa.

Para criar uma NF recebida:

  1. Vá ao menu Compras > Notas Fiscais Recebidas.
  2.  Clique em cod-externo-11.
  3.  Preencha o remetente, a operação fiscal, o número da nota, adicione os itens do pedido e forma de pagamento.

Quando clicamos em NOVO, na grade de Produtos / Serviços, abrirá a janela para inserir itens na Nota Fiscal de Recebimento.

4. Após finalizar o preenchimento da Nota Fiscal, clique em referenciar-custo-de-frete-9.

O XML da NF-e do fornecedor pode ser importado automaticamente para o ERP Maxiprod, ou digitado, e associado aos respectivos pedidos de compra, onde as quantidades recebidas são registradas, item a item. Desta forma, o recebimento atualiza o estado de cada pedido de compra (não recebido, recebido parcialmente, concluído), facilitando o acompanhamento (“follow-up”) das compras.

Para importar o XML, siga os passos abaixo:

1. Entre no menu Compras > Notas Fiscais Recebidas.

2. Na tela de Notas Fiscais Recebidas, vá no menu Ações > Importar XML de NF-e.

3. Selecione o arquivo XML¹ e clique em fig-19².

Uma vez conferidas as condições de pagamento e os impostos, a NF recebida é confirmada, e:

  • são geradas movimentações para o estoque, lote a lote.
  • se o item for “Estocagem com lote”, então é associado um número a cada lote, que pode ser impresso em etiquetas afixadas ao material.
  • se a configuração “Controlar fabricante, lote do fabricante e datas de fabricação, vencimento e reanálise” estiver ligada, então estas dados são digitados pelo usuário
  • são automaticamente geradas as contas a pagar, em função das condições de pagamento acordadas, inclusive adiantamentos. Estas contas a pagar “reais” substituem as previsões geradas na emissão do pedido de compra.
  • são registrados os créditos e retenções de impostos;
  • são gerados os lançamentos contábeis da operação.

Para XMLs em que os códigos dos itens do seu fornecedor não possuem vínculo com os códigos do sistema, vide Código Externo.

Vinculação automática com itens do pedido de compra

Caso algum dos itens da nota fiscal recebida não esteja vinculado com pedido de compra o MAXIPROD exibe um aviso como o abaixo:

Aviso sobre a existência de itens sem vínculo com pedido de compra

Ao clicar no texto clique aqui ou no menu Ações > Vincular itens com pedido de compra é exibida a seguinte janela.

Janela vincular itens com pedido de compra

Após selecionar o pedido de compra o MAXIPROD procura por itens do pedido de compra selecionado que são compatíveis com os itens da nota fiscal, da seguinte forma:

  1. Para os itens da nota fiscal que possuem código de produto/serviço: procura por itens do pedido de compra que são do mesmo produto/serviço, possuem mesma unidade de medida e quantidade a receber igual ou maior à quantidade do item da nota fiscal.
  2. Para os itens da nota fiscal que não possuem código de produto/serviço: procura por itens do pedido de compra que possuem o mesmo valor unitário, a mesma unidade de medida e quantidade a receber igual ou maior à quantidade do item da nota fiscal.