NFs recebidas, importação de XML

Notas fiscais recebidas, importação de XML

O registro da NF recebida, ou do respectivo arquivo XML:

  1. transfere as mercadorias compradas para o estoque;
  2. cria as contas a pagar, usadas para a gestão financeira, inclusive o fluxo de caixa.

Para criar manualmente uma NF recebida:

  1. Vá ao menu Compras > Notas Fiscais Recebidas.
  2.  Clique em cod-externo-11.
  3.  Preencha o remetente, a operação fiscal, o número da nota, adicione os itens do pedido e forma de pagamento.

Quando clicamos em NOVO, na grade de Produtos / Serviços, abrirá a janela para inserir itens na Nota Fiscal de Recebimento.

4. Após finalizar o preenchimento da Nota Fiscal, clique em referenciar-custo-de-frete-9.

Busca no site da Receita dos XMLs das NFs recebidas

Abra a tela de Notas Fiscais Recebidas, e clique no menu:

Ações > Importar notas recebidas do Ambiente Nacional e registrar ciência da operação

O XML da NF-e do fornecedor pode ser importado automaticamente para o ERP MAXIPROD, e associado aos respectivos pedidos de compra, onde as quantidades recebidas são registradas, item a item. Desta forma, o recebimento atualiza o estado de cada pedido de compra (não recebido, recebido parcialmente, concluído), facilitando o acompanhamento (“follow-up”) das compras.

Para importar o XML, siga os passos abaixo:

1. Entre no menu Compras > Notas Fiscais Recebidas.

2. Na tela de Notas Fiscais Recebidas, vá no menu Ações > Importar XML de NF-e.

3. Selecione o arquivo XML¹ e clique em fig-19².

Uma vez conferidas as condições de pagamento e os impostos, a NF recebida é confirmada, e:

  • são geradas movimentações para o estoque, lote a lote.
  • se o item for “Estocagem com lote”, então é associado um número a cada lote, que pode ser impresso em etiquetas afixadas ao material.
  • se a configuração “Controlar fabricante, lote do fabricante e datas de fabricação, vencimento e reanálise” estiver ligada, então estas dados são digitados pelo usuário
  • são automaticamente geradas as contas a pagar, em função das condições de pagamento acordadas, inclusive adiantamentos. Estas contas a pagar “reais” substituem as previsões geradas na emissão do pedido de compra.
  • são registrados os créditos e retenções de impostos;
  • são gerados os lançamentos contábeis da operação.

Para XMLs em que os códigos dos itens do seu fornecedor não possuem vínculo com os códigos do sistema, vide Código Externo.

Observação: quando se importa o XML de uma NFR, e a NCM ainda não estiver definida, ela é importada, mas ainda não no estado “Aprovada”.

Vinculação automática com itens do pedido de compra

Caso algum dos itens da nota fiscal recebida não esteja vinculado com pedido de compra o MAXIPROD exibe um aviso como o abaixo:

Aviso sobre a existência de itens sem vínculo com pedido de compra

Ao clicar no texto clique aqui ou no menu Ações > Vincular itens com pedido de compra é exibida a seguinte janela.

Janela vincular itens com pedido de compra

Após selecionar o pedido de compra o MAXIPROD procura por itens do pedido de compra selecionado que são compatíveis com os itens da nota fiscal, da seguinte forma:

  1. Para os itens da nota fiscal que possuem código de produto/serviço: procura por itens do pedido de compra que são do mesmo produto/serviço, possuem mesma unidade de medida e quantidade a receber igual ou maior à quantidade do item da nota fiscal.
  2. Para os itens da nota fiscal que não possuem código de produto/serviço: procura por itens do pedido de compra que possuem o mesmo valor unitário, a mesma unidade de medida e quantidade a receber igual ou maior à quantidade do item da nota fiscal.