Fechamento contábil

Fechamento contábil

O fechamento contábil registra no banco de dados uma imagem dos valores de uma empresa em determinada data, incluindo:

  • quantidades e valores do estoque físico
  • valores dos títulos a pagar e a receber
  • todas as movimentações de estoque (quantidade e valor) realizadas até essa data
  • todos os lançamentos contábeis (manuais, automáticos, secundários) realizados até essa data.

Imediatamente antes de um fechamento contábil é sempre realizado um custeio, que atualiza os valores do estoque (itens comprados, em fabricação, semi-acabados, produtos).

Após um fechamento contábil, relativo a uma data, não podem ser alterados (inseridos, apagados ou editados) quaisquer movimentações ou lançamentos contábeis anteriores a esta data.

Usualmente faz-se um fechamento contábil por mes, que é usado como referência para as declarações legais para a receita (SPED, e outras).

Para fazer um fechamento contábil:

  • se já havia sido feito um fechamento do mesmo mes:
    • apagar os LCs do mes do fechamento, referentes às movimentações desse mes
    • apagar os LCs de meses posteriores, se houver, referentes às movimentações dos próprios meses e referentes às movimentações de meses anteriores até o mes em questão. Exemplo: para desfazer o fechamento de outubro, se no fechamento de dezembro há LCs referentes a movimentações de agosto, setembro, outubro e novembro, são apagados os LCs referentes às movimentações de outubro e novembro, mas mantendo os LCs referentes a agosto e setembro. Ao apagar estes LCs, são também apagados os respectivos registros da MOVLC.
  • realizar todos os lançamentos contábeis referentes a movimentações de valor (financeiras e de estoque) realizadas durante o período, e ainda não contabilizadas, ie correspondentes aos VNCs (valores não contabilizados) das movimentações. É gerado um único LC por par (origem, destino) dos locais de estoque correspondentes às diferentes contas contábeis. Ao efetuar os LCs, os respectivos VNCs são zerados, e seu valor transferido para os VCs (valores contabilizados).
  • conciliação contábil: verificação de que os saldos, tanto financeiros como de estoque, correspondem aos valores do fechamento contábil precedente, acrescido dos valores dos lançamentos contábeis efetuados durante o período;
  • gravar o novo fechamento contábil, ie dos valores dos títulos e estoque correspondentes a essas contas.

Reabertura e refechamento contábil

Quando, após o fechamento contábil, são constatadas diferenças significativas entre os valores resultantes, e a realidade:

  • o fechamento é desfeito
  • são apagados os LCs feitos por ocasião do fechamento desfeito, resultantes de movimentações não primárias (origem do LC = movimentação ou CC_indireto).
  • as movimentações físicas e financeiras são corrigidas, de forma a refletir a realidade
  • é feito um novo fechamento

Datas das movimentações e dos lançamentos contábeis de movimentações primárias

No caso de reabertura e refechamento contábil, é necessário conhecer as datas de cada movimentação financeira, lembrando que a data do registro da movimentação corresponde à data da movimentação física, podendo haver outros valores propagados em datas futuras que, a princípio, não ficam registradas.

Todo valor originário de um espelho de NF chegará ao estoque através de uma movimentação primária (que pode ser de material, ou de serviço, tal como frete, inspeção, pintura, etc.).

No caso de materiais, a data de recebimento do ENF é a mesma do fato gerador, que é a movimentação física para o estoque.

No caso de serviços, a NF pode ser apresentada vários dias após o fato gerador, possivelmente no mês seguinte. Neste caso, portanto, pode haver uma incidência real de custo sobre o estoque em um dia (a data do recebimento, no caso do frete), e a data de contabilização, que só ocorrerá na chegada da NF.

O exemplo a seguir demonstra a necessidade de conhecer a data da contabilização de uma movimentação, e não apenas a data do fato gerador (a movimentação propriamente dita do frete):

– se o material físico foi recebido em setembro (e seu valor contabilizado em setembro), e a correspondente nota fiscal de frete foi recebida em outubro (e contabilizada em outubro), e reabrirmos tanto o fechamento de outubro, como o de setembro, como saberemos que o LC do frete deve ser novamente realizado em outubro, e não em setembro, que é a data do fato gerador, o frete? Para isso, é necessário saber se a data de contabilização é de setembro ou outubro.

A partir tabela de movimentações, é possível conhecer a data de movimento da NF recebida: toda movimentação originária de uma NF recebida registra a linha da NF, portanto a sua data de movimentação. Uma NF de frete (o nome oficial é “conhecimento de frete”) pode ser associada a várias NFs de material, isto é, o veículo pode ter transportado mercadorias referentes a várias NFs de uma só vez. A partir da NF de frete serão geradas várias movimentações de frete, uma para cada movimentação física, isto é, registro de estoque de destino.