Estoque e movimentações no ERP MAXIPROD

Estoque e movimentações são os elementos centrais da gestão de materiais, portanto de um ERP.

As principais informações do estoque de um item são o código, a quantidade, a propriedade e a localização (“em poder de”).  Além disso, dependendo do tipo de estocagem, registram-se também o lote, o número de série, e outras informações de rastreabilidade.  Todas as alterações de estoque são realizadas através de movimentações, que também são registradas.

O estoque em determinada data é denominado “inventário”.  Se, a partir de um inventário, somamos todas as movimentações, de entrada e de saída, podemos restaurar o estoque de qualquer item, em qualquer data.

Vide também:

• Wikipedia: informações gerais sobre estoque
• Forma de estocagem (por código do item, por lote, por número de série,…)
• Entrada e saída manual no estoque
• Ficha-futura, para análise das entradas e saídas futuras do estoque

Propriedades do estoque

O estoque é uma lista de registros com as seguintes informações principais:

• Item
• Quantidade, sempre expressa na unidade de medida interna do item
• Conta contábil que representa o local de estoque (almoxarifado, fábrica, expedição, etc…)
• Valor
• Tipo:
  • Normal: estoque normal, não em elaboração. O campo ‘OP/OM’ não é preenchido.
    • Os 3 tipos a seguir são relativos a Ordens de Produção ou de Manutenção. O campo ‘OP/OM’ é preenchido.
  • Produção: estoque em elaboração pela OP/OM, recebe o valor dos insumos que agregam valor diretamente à produção ou ao conserto. No caso de Ordem de Produção, o item constante do estoque é o item em elaboração. No caso de Ordem de Manutenção, o item não é o objeto da manutenção (vide “Objeto”, abaixo), mas sim um item como “Troca de óleo”, “Balanceamento”, ou “Inspeção de 1 ano”.
  • Consumido: registros que recebem os itens consumidos pela OP/OM, mas não incorporados ao valor do registro do tipo ‘Produção’ correspondente. Exemplo: peças vendidas separadamente, ou de propriedade de terceiros (usado pelo fornecedor de terceirização), que constarão como venda separada, ou devolução fiscal.  A OP/OM para a qual o insumo foi baixado é identificada no registro de estoque.
  • Objeto de manutenção: registro de estoque que contém o equipamento sob manutenção, identificado na tabela de lotes registrados, pelo número de série, lote interno e/ou lote do fabricante.

• Ordem de produção ou de manutenção: se o estoque for do tipo Produção, Consumido ou Objeto.
• Quantidade reservada para determinado item de pedido de venda, se não houver reservas para mais de um item de pedido de venda
• Qualidade
• Lote registrado: apontador para um registro da tabela de lotes registrados, que contém dados tais como o fabricante, número de série, número do lote de fabricação, a data de fabricação, reanálise, etc. Estes dados são ou não armazenados em função da forma de estocagem selecionada no cadastro do item. Ou seja, dependendo da forma de estocagem do item, este campo pode permanecer vazio, como por exemplo no caso de itens como rebites ou lápis, que não requerem informações de rastreabilidade.
• Lote interno: quando um item tem estocagem “por lote interno”, é criado um número de lote a cada item recebido, ou OP. Neste caso, não é criado um registro na tabela de lotes registrados.
• Em poder de: empresa em cujo poder se encontra o material. Exemplo: estoque em poder de terceiros. “Obras” (construção e montagem): cada obra deve ser considerada como uma própria empresa (em geral uma obra tem mesmo um CNPJ) . Em termos de estoque, movimentações e MRP os materiais devem ser considerados como “Em poder” da obra.
  Para uma empresa ter obras, ela teria que ser considerada como multi-CNPJ.
• De propriedade de: empresa proprietária do material.  Exemplo: estoque de terceiros, em nosso poder.
• Endereço de estoque

Valor de uma movimentação

A forma de definir o valor de uma movimentação depende do checkbox Fixar o valor desta movimentação:

• se desmarcado, o custeio usa o valor do estoque de origem. Esta é a situação mais comum.

• se marcado, o custeio usa o valor digitado na própria movimentação.

Por que manter o estoque atualizado?

Necessidades líquidas = necessidades brutas – estoque

As necessidades brutas indicam o que será consumido, seja para venda para o faturamento, seja para a produção.

As necessidades líquidas indicam o que precisa ser comprado, ou produzido, para atender esse consumo.  Para cada item, as necessidades líquidas são iguais às necessidades brutas, menos o estoque.

Exemplo:

• o consumo de um item é de 100 unidades (necessidade bruta)
• temos 35 unidades em estoque
• portanto a necessidade líquida (o que precisa ser comprado ou fabricado) é de 100 – 35 = 65 unidades.

Portanto, para calcular o que é necessário comprar ou fabricar, é necessário manter o estoque atualizado.

Para manter o estoque atualizado, é necessário registrar todas as movimentações de entrada ou saída no estoque, no momento em que estas movimentações ocorrem. Na medida do possível estas movimentações devem ser registradas automaticamente.

Exemplos:

• recebimento de material de fornecedor, através da leitura do arquivo XML da NF recebida
• estocagem
• transferência para a expedição
• venda: transferência para cliente pela emissão da NF de saída
• baixa de insumos para ordens de produção

As movimentações de material podem ocorrer entre os seguintes tipos de locais:

• Entrada (ie fora da empresa)
• Estoque
• Insumo de OP (operação)
• Produto de OP
• Saída (ie para fora da empresa)

Entre esses tipos de locais, podem ocorrer várias combinações de origem e destino, tais como:

• de Entrada para Estoque
• de Estoque para Saída
• de Estoque para Estoque
• de Estoque para Insumo de OP
• de Produto de OP para Estoque
• estorno/devolução de cada uma dessas movimentações
• de SC para PC há movimentação
• de NFR para PC, e de PV para NFS não há movimentações
•  PCs e PVs podem aparecer nas movimentações, como informação, mas não como origem ou destino

Estoque em elaboração e baixa por explosão

Outro caso de itens no chão de fábrica (estoque em elaboração) é o dos itens baixados para o chão de fábrica, mas ainda não foi baixados como insumo de uma OP, por exemplo no canban.

A baixa “por explosão” (backflushing), similar ao canban, só baixa para a OP insumos já transferidos para o chão de fábrica, não insumos ainda no estoque de matérias primas, ou outro.

Emissão de NFs (saída ou recebida) com ou sem estocagem

O fato de haver ou não movimentações e estocagem na emissão de NFs de saída ou recebida depende:

a) da configuração de estoque ‘Ao emitir/receber notas fiscais, movimentar estoque’: se estiver desligada, não há movimentação de estoque.

b) da configuração “Usa contabilidade”

c) se a configurações “Ao emitir/receber notas fiscais, movimentar estoque” e “Usa contabilidade” estiverem ligadas, então depende da Finalidade da Operação fiscal. Se esta não for “Estoque”, então não há movimentação de estoque.

d) se a configuração “Ao emitir/receber notas fiscais, movimentar estoque” e “Usa contabilidade” estiverem ligadas, e a Finalidade da Operação fiscal for “Estoque”, haverá movimentação se o checkbox “Movimenta estoque” da Operação fiscal estiver ligado.

e) se a configuração “Ao emitir/receber notas fiscais, movimentar estoque” estiver ligada e a configuração “Usa contabilidade” estiver desligada, haverá movimentação se o checkbox “Movimenta estoque” da Operação fiscal estiver ligado, independente da Finalidade (que não aparecerá porque a configuração “Usa contabilidade” está desligada).