Rastreabilidade e a tabela de lotes registrados

Rastreabilidade e a tabela de lotes registrados

Vide: tipos de estocagem (rastreabilidade), ordens de manutenção, boletim de inspeção.

A rastreabilidade é o conjunto de recursos que mantém o registro histórico de um produto, tais como a identidade dos lotes de seus insumos, e informações sobre a sua produção, tais como a data de fabricação,  a data de vencimento, e outras.

Onde armazenar essas informações?

Basicamente, as informações de rastreabilidade são armazenadas em 3 tabelas internas:

  • a tabela de lotes registrados armazena dados referentes a cada lote ou número de série produzido. À tabela de lotes registrados associamos a identidade do fabricante, a data de vencimento, os resultados das inspeções, etc.
  • a tabela de movimentações identifica os insumos de cada produto, indicando o lote de cada insumo que foi baixado do estoque para cada ordem de produção.
  • a tabela de operações da ordem de produção registra as datas, os equipamentos e pessoas que participaram de cada operação, as paradas e demais eventos significativos.

Algumas propriedades de uma determinada unidade, ou porção de material, tem um escopo mais amplo do que o registro de estoque, como por exemplo:

  • a data de fabricação, algumas propriedades físico/químicas: o fato de movimentarmos o material entre diferentes estoques, ou de o subdividirmos em porções menores não altera essas propriedades.
  • o número de série: mesmo que um equipamento tenha saído da empresa, não sendo mais associado a um registro de estoque, em muitos casos é desejável poder reconhecê-lo e manter o seu histórico de manutenção, ou calendário de inspeções, por exemplo.

São propriedades que não se alteram por movimentações, subdivisões, etc… Por exemplo, mesmo que um medicamento seja fracionado, embalado em frascos e distribuído para diferentes farmácias, algumas propriedades, tais como o lote do fabricante e a data de vencimento, são próprias do material original, e devem manter-se invariantes, independente da localização ou data atual.

No ERP MAXIPROD, essas propriedades remanentes são armazenadas em uma tabela de lotes registrados, cujos registros identificam:

  • o fabricante e número de série ou código do lote
  • sublote (opcional): um lote pode ser dividido em sublotes, por exemplo partes de um mesmo lote que tiveram diferentes formas de armazenagem, e podem ter assumido diferentes características. O sublote também é usado para diferenciar os lotes registrados por número de série criados pela mesma OP, que recebem o mesmo lote interno.

Estes registros podem ser criados tanto para lotes fabricados internamente, como recebidos de outra empresa.

É criado um novo registro de lote registrado quando a estocagem é do tipo “lote de fabricante” ou “número de série”.

Os lotes registrados são apontados por:

As propriedades que identificam um lote registrado são: item, fabricante, lote do fabricante ou número de série, sublote. Não existem dois lotes registrados com estas propriedades repetidas.

Apenas itens cadastrados com tipo de estocagem por lote de fabricante ou número de série existem na tabela de lotes registrados. Apenas itens existentes na tabela de lotes registrados podem ter ordens de manutenção.

Ao receber um material, o usuário pode verificar se este já corresponde a um lote registrado. Caso afirmativo,  identifica-o, e ao colocá-lo no estoque faz com que este aponte para o lote registrado. Se não, então cria um novo registro na tabela de lotes registrados, identificado por um novo código de entrada, da sequência MNnnnnnn.

A tabela de lotes registrados reúne as informações detalhadas de cada lote de fabricante e número de série, tais como a data de fabricação, data de vencimento, data de reanálise e outras observações.

O lote interno de um lote registrado é a informação de origem deste lote registrado, ou seja, o prefixo do lote interno indica se a primeira vez que um material deste lote entrou no sistema foi através de um recebimento, OP, ou entrada manual. Também é possível cadastrar um lote registrado antes que o material entre em estoque. Neste caso, o lote registrado receberá um lote interno com o prefixo “MN”, de “entrada manual”.

A tabela de lotes registrados possui as seguintes propriedades (campos):

  1. lote interno: atribuído pela própria empresa, com o prefixo OP (ordem de produção), MN (entrada manual) ou RX (nota fiscal recebida)
  2. item (código)
  3. fabricante
  4. lote do fabricante: atribuído pelo fabricante. Quando o item é fabricado pela própria empresa, é igual ao lote interno, ou seja, também terá o prefixo OP.
  5. ordem de produção (preenchido apenas quando o item é armazenado por número de série. Por que?)
  6. data de fabricação
  7. data de validade
  8. data de reanálise
  9. observações

Quando determinada quantidade de material é movimentada de uma para outra localização ou conta contábil, pode ser criado um novo registro de estoque, mas tanto o registro de origem como o de destino apontam para o mesmo registro da tabela de lotes registrados, que mantém as propriedades de origem, como o fabricante, etc… Desta forma, é possível saber “por onde anda” o material oriundo de um mesmo lote.

Para que serve a tabela de lotes registrados, se já existe a tabela de estoque?

A tabela de estoque é transitória: os objetos podem ser movimentados dentro da empresa, ou mesmo para fora da empresa, mudando de registro de estoque, o que dificulta a referência a um item específico, por exemplo para fins de histórico de manutenção.

A tabela de lotes registrados é permanente.   Diferentes registros de estoque, notas fiscais, ordens de produção, etc podem apontar para um mesmo registro da tabela de lotes registrados. Por exemplo, todas as notas fiscais correspondentes a serviços realizados sobre uma unidade de um item (um trator, ou osciloscópio, por exemplo) apontam para o mesmo registro da tabela de lotes registrados, independente da situação atual de estoque.

Além disso, vários registros de estoque podem apontar para um mesmo registro da tabela de lotes registrados. Por exemplo, vários frascos de um mesmo medicamento apontarão para um registro que contém os dados relativos à produção e inspeção do lote do fabricante.