Contas a receber e a pagar

Contas a receber e a pagar

Criar novas contas a receber / pagar

As contas a receber e a pagar são criadas de duas formas: manualmente ou através da emissão ou recebimento de notas fiscais.

Veja no exemplo abaixo a geração de títulos a receber através de uma nota fiscal:

  1. É criada uma nota fiscal com a venda no valor de R$840,00. A condição de pagamento é em 15 e 30 dias.financeiro 1
  2. Portanto, devem ser gerados dois títulos a receber (conforme mostrado na imagem acima).
  3. Ao clicarmos para emitir a nota, são gerados automaticamente os seus títulos a receber. Veja como ficou a tela de contas a receber.financeiro 2

Agora, um exemplo de geração de receitas e despesas manuais. Mostraremos como criar uma nova conta a receber. A lógica do sistema é a mesma para as contas a receber e a pagar. Por isso, caso queira criar uma nova conta a pagar, siga os mesmos passos.

  1. Entre na tela de contas a receber: menu Financeiro > Contas a receber.financeiro 3
  2. Na tela de contas a receber, podem ser criados dois tipos de receita: “nova receita”, ou “nova receita com lançamento”. Ambas opções se encontram no menu “Ações“. O botão verde botao_novo corresponde à opção de criar uma “nova receita”. financeiro 4
  3. Diferença entre essas duas opções: ao selecionar uma “nova receita”, os lançamentos contábeis são gerados apenas no  recebimento. Em “nova receita com lançamento”, são gerados lançamentos contábeis na criação da nova receita e também ao fazer o recebimento. Ou seja, a escolha depende do nível de controle contábil sobre o lançamento manual. Por exemplo, talvez não seja necessário criar uma nova despesa com lançamento para a compra de um galão de água; mas talvez seja interessante lançar uma despesa com lançamento para a compra dos materiais de escritório do semestre.
  4. Veja a tela de lançamentos contábeis após receber uma “nova receita”.financeiro 7
  5. E abaixo, a tela de lançamentos contábeis após receber uma “nova receita com lançamento”.financeiro 8

Criando uma nova receita:

  1. Vá ao menu Ações > Nova receita / ou clique no botão botao_novo.
  2. Abrirá a janela de uma nova receita. Informe o cliente, se houver, e o valor dessa nova receita.
  3. O campo “Conta destino” vem inicializado com a conta que está marcada como “Favorita” no plano de contas contábeis. Esse campo se refere à conta de crédito dessa receita.financeiro 5
  4. Após concluir o preenchimento dos dados, clique no botão botao_salvar.financeiro 9

Criando uma nova receita com lançamento:

  1. Vá ao menu Ações > Nova receita com lançamento.
  2. Será aberta a janela de uma nova receita com lançamento. Informe o cliente, se houver, e o valor dessa nova receita.
  3. Diferente da “nova receita”, deve ser preenchido o campo “Conta”. Selecione a finalidade e a conta desejada. Faça o mesmo para a conta destino. Esses dois campos se referem ao lançamento contábil gerado ao criar a nova receita com lançamento, respectivamente, a conta a debitar o valor da receita e a conta a creditar.financeiro 6
  4. Após concluir o preenchimento dos dados, clique no botão botao_salvar.financeiro 10

Como receber / pagar contas?

Para receber ou pagar contas, entre na edição da conta desejada e marque a opção “receber / pagar agora”. Veja o exemplo abaixo, de recebimento de uma conta – o processo é o mesmo para pagamentos.

  1. Abra a tela de contas a receber: menu Financeiro > Contas a receber.financeiro 3
  2. Procure a conta desejada, e clique no lápis lapis edicao de edição dessa conta, ou no ícone financeiro 11 que se encontra ao lado do valor total do título. A diferença é que o ícone financeiro 11 é um atalho que, ao abrir a edição do título, traz o checkbox de “Receber/baixar agora” marcado.financeiro 12
  3. Na edição do título, se entrou utilizando o lápis lapis edicao de edição, marque o checkbox “Receber/baixar agora”.
  4. Selecione a conta na qual deseja debitar o valor a receber.financeiro 13
  5. Um título pode ser recebido parcialmente. Para isso, informe o valor recebido no campo “Valor*”.
  6. Após o preenchimento dos dados, clique em botao_salvar.

Como desfazer um pagamento ou recebimento?

  • Entre na edição do título clicando em edit (1). Na edição do título, expanda a opção “Exibir histórico” > Clique para excluir o histórico de recebimento / pagamento.

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ou

  • Na tela de contas a receber, selecione o título cujo recebimento deseja desfazer: Menu Consultar > Histórico. Exclua o histórico de recebimento / pagamento.

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titulos 4

Como desfazer um desconto?

  • Entre na edição do título clicando em edit (1). Na edição do título, expanda a opção “Exibir histórico”, e clique para excluir o histórico de desconto. Feito isso, clique em botao_salvar

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Como refazer as condições de cobrança e pagamentos gerados por notas fiscais?

Ao emitir ou receber uma nota fiscal, os títulos são gerados automaticamente, conforme indicado área de cobrança da nota. Veja um exemplo.

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Ao emitir essa nota fiscal, são gerados os títulos a receber.

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Se ocorreu um engano, ou é necessário mudar as condições de pagamento, é possível desfazer a emissão da nota fiscal, ou reabrir da nota fiscal de recebimento, e corrigir esses dados de cobrança. Veja abaixo como prosseguir (apresentaremos a explicação para uma nota de venda, mas nos casos de notas de compras o processo é o mesmo):

Esclarecimento sobre a ação de desfazer a emissão da nota fiscal: desfazer a emissão de uma nota já autorizada na SEFAZ não afeta o que foi enviado. A ação de desfazer é apenas interna. O ideal é evitar essa ação, pois ela torna a nota editável e permite, por exemplo, que a nota tenha informações diferentes da nota existente na SEFAZ. Após desfazer a emissão de uma nota, e feitas as alterações desejadas, quando clicar no botão “emitir” novamente , não é necessário clicar para enviar a nota, pois essa nota já está na SEFAZ.

  1. Caso não tenha clicado para receber nenhum dos títulos gerados pela nota, ou gerado boletos para esses títulos, será bastante simples refazer as condições de cobrança: entre na edição da nota fiscal e clique, ao final dela, no botão financeiro 15 (para notas fiscais de recebimento o botão é “Reabrir“).
  2. Ao desfazer a emissão da nota, ela ficará em digitação. Com a nota em digitação, edite a forma de cobrança.
  3. Caso algum título dessa nota já possua algum lançamento contábil, por exemplo, descontos ou recebimentos / pagamentos, ao clicar para desfazer a emissão, será exibida a mensagem:financeiro 16
  4. Neste caso, é necessário desfazer os pagamentos / recebimentos, entre outros lançamentos relacionados aos títulos dessa nota. Para saber como, clique aqui.
  5. Caso já sido gerado algum boleto dos títulos dessa nota, visando manter a integridade das informações do boleto, será permitido desfazer a emissão da nota, mas o campo de cobrança estará não editável. Veja a imagem abaixo:financeiro 17
  6. Note na imagem acima a coluna “Bloqueado”. Neste caso, está preenchido com “Sim”, ou seja, o título da nota está bloqueado. Para torná-lo editável novamente, é necessário desbloquear o título dessa nota, para depois desfazer a emissão da nota e editar a cobrança:
    1. Ainda com a nota emitida, vá para a tela de contas a receber.
    2. Clique com o botão direito do mouse sobre uma das colunas, para apresentar as colunas ocultas dessa tela. Para conferência, mantenha visível a coluna “Bloqueado”. financeiro 19
    3. Selecione o checkbox dos títulos da nota que estiverem bloqueados.
    4. Vá ao menu Ações > Desbloquear registros selecionados.financeiro 20
    5. Os títulos estarão desbloqueados e será possível desfazer a emissão da nota e corrigir as cobranças.financeiro 21

Renegociar títulos

Em situações de renegociação dos títulos a receber, ou seja, quando há títulos que não serão pagos conforme a condição de pagamento inicial, é possível realizar as operações mostradas a seguir: acréscimo de valor, desconto, agrupamento de títulos e parcelamento de títulos.

Acréscimo

Para acrescentar algum valor na soma de um título, entre na edição lapis edicao desse título > Inserir o valor desejado no campo “Acréscimo” > Cliquer em botao_salvar.

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Desconto

Para acrescentar algum valor de desconto em um título, entre na edição lapis edicao desse título > Inserir o valor desejado no campo “Desconto” > Clique em botao_salvar.

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Agrupamento de títulos

É possível agrupar em um mesmo título diversos títulos pertencentes a uma mesma empresa. Para isso, selecione o checkbox dos títulos desejados > Vá no menu Ações > Agrupar selecionados.

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Ao clicar em Agrupar os títulos, é gerado um novo título contendo a soma dos valores anteriores.

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Parcelamento de títulos

Para renegociado e parcelar um título, você pode seguir os passos do exemplo abaixo:

  1. A sua empresa possui um título de R$6.400,00 a receber. financeiro 27
  2. O título é renegociado e são pagas três parcelas: 2x R$2.300,00 e a última no valor de R$2.400,00. Portanto, há um acréscimo de R$600,00 no valor total a receber.
  3. Primeiro, entre na edição lapis edicao do título e informe o acréscimo no valor a receber. financeiro 28
  4. Criam-se as parcelas a receber. Essas parcelas tem o mesmo funcionamento dos adiantamentos: criamos parcelas, atendendo às novas renegociações e, à medida que são recebidas, desconta-se o valor do título original a receber.
  5. Para criar as parcelas, vá ao menu Ações > Novo adiantamento.financeiro 29
  6. Insira o cliente e o valor da parcela.financeiro 30
  7. Recomenda-se criar uma conta contábil específica para essas operações.financeiro 31
  8. Caso a parcela se repita, com os mesmos dados e valores, marque o checkbox “Repetir” e selecione a frequência desejada.financeiro 32
  9. Após preencher os dados da nova parcela, clique em botao_salvar.financeiro 33
  10. Nesse exemplo, ficaremos com os títulos da seguinte forma:financeiro 35
  11. À medida que são recebidos os pagamentos das parcelas, estes são abatidos do título original, reduzindo a dívida do cliente. No exemplo abaixo, o cliente fez o pagamento de uma das parcelas. financeiro 36
  12. Compensamos este valor do título original, selecionando o título original (a dívida que foi parcelada) > Menu Ações > Compensar com adiantamento.financeiro 37
  13. É aberta uma janela para a seleção dos adiantamentos feitos por esse cliente. Selecione a parcela paga e clique em compensar.financeiro 38
  14. Ao final do processo, todas as parcelas estarão pagas e o título original integralmente compensado. financeiro 39

Como lançar compras com o cartão de crédito?

Existem duas formas de lançar as compras com o cartão de crédito e a diferença será o detalhamento que deseja fazer das despesas. Você pode optar por criar uma despesa simples, sem controlar quais foram os produtos comprados, ou você pode simular o lançamento de uma nota fiscal de recebimento, detalhando quais foram os produtos que comprou com o cartão de crédito. Selecione abaixo qual forma de lançamento deseja fazer:

A) Lançar compra de cartão de crédito detalhando os produtos comprados

B) Lançar compra de cartão de crédito sem detalhamento dos produtos comprados (lançamento simples)

A) Lançar compra de cartão de crédito detalhando os produtos comprados

  1. O primeiro passo será criar uma conta contábil no passivo, para que assim possa lançar a despesa no “crédito” da empresa. Essa conta será a origem do crédito, ou seja, um “empréstimo” do banco. Nessa conta você vai lançar uma despesa que em uma data futura será paga com uma conta bancária.
  2. Para criar uma nova conta contábil, vá no menu Contabilidade > Cadastros > Contas contábeis. 
  3. Na tela de contas contábeis, procure por uma conta contábil semelhante à que desejamos criar, por exemplo, “36 – Fornecedores”. Selecione a conta, deixando a linha dela amarelada, e clique em 
  4. Deve abrir uma nova janela para “Inserir conta contábil”.
  5. Preencha a descrição e a finalidade dessa conta deve ser “Título a pagar (Passivo)”. 
  6. Feito isso, clique em .
  7. Agora que criamos o cadastro da conta contábil, podemos prosseguir para um exemplo prático de como criar uma nota fiscal com o detalhamento de compras no cartão de crédito.
  8. Antes de criar a nota fiscal, vamos configurar uma operação fiscal de compra com cartão de crédito. Para isso, vá no Fiscal > Cadastros > Operações fiscais. 
  9. Na tela de operações fiscais, selecione uma operação fiscal de compra, por exemplo, a operação fiscal 1949. Após selecionar, deixando a linha amarelada, vá no menu “Duplicar o registro selecionado”. 
  10. Deve abrir uma janela para criar uma nova operação fiscal. Você pode personalizar a operação fiscal de modo que fique mais visível a sua funcionalidade, como fizemos na imagem abaixo: 
  11. Expanda a opção “Mostrar inicialização do item da nota”> clique em “Pagamento” > Marque a opção “Pagamento”.
  12. Informe que a finalidade será “Despesa” e escolha uma conta padrão para ser inicializada para os itens comprados com o cartão de crédito. Dentro de uma mesma nota, você pode ter itens com diferentes finalidades de compra: isso vai servir para que você segmente as despesas entre diferentes contas contábeis.
  13. A conta de crédito deve ser a conta criada nos passos anteriores (pontos 1 ao 6). 
  14. Se não deseja que os itens comprados com o cartão movimentem estoque, deixe a opção “Movimentar estoque” desmarcada.
  15. Como a nota que criaremos será fictícia, caso você utilize a opção de “SPED fiscal”, deixe a opção “Livros fiscais” desmarcada.
  16. Feitas as alterações na operação fiscal, clique em .
  17. Agora vamos criar uma nota fiscal de compra no cartão de crédito. Para isso, vá no menu Compras > Notas fiscais recebidas. 
  18. Na tela de notas fiscais recebidas, clique no botão verde .
  19. O “fornecedor” deve ser o banco que oferece o crédito da compra. Se você não possui o banco cadastrado, visite nossa página sobre como cadastrar um fornecedor.
  20. Informe a operação fiscal cadastrada nos passos anteriores (passos 9 ao 16).
  21. Informe uma série e um número fictícios.
  22. Clique no botão , para inserir os itens comprados no cartão de crédito.
  23. Se os itens comprados não estão cadastrados no sistema, visite nossa página onde explicamos como cadastrar novos itens.
  24. Na edição do item, você consegue alterar a finalidade da compra (diferente do que definimos no passo 12).
  25. Na seção de cobrança, informe o parcelamento feito para o cartão de crédito. 
  26. Clique para  a nota fiscal.
  27. Ao receber a nota fiscal, as contas a pagar serão geradas: 

B) Lançar compra de cartão de crédito sem detalhamento dos produtos comprados (lançamento simples).

  1. O primeiro passo será criar uma conta contábil no passivo, para que assim possa lançar a despesa no “crédito” da empresa. Essa conta será a origem do crédito, ou seja, um “empréstimo” do banco. Nessa conta você vai lançar uma despesa que em uma data futura será paga com uma conta bancária.
  2. Para criar uma nova conta contábil, vá no menu Contabilidade > Cadastros > Contas contábeis. 
  3. Na tela de contas contábeis, procure por uma conta contábil semelhante à que desejamos criar, por exemplo, “36 – Fornecedores”. Selecione a conta, deixando a linha dela amarelada, e clique em 
  4. Deve abrir uma nova janela para “Inserir conta contábil”.
  5. Preencha a descrição e a finalidade dessa conta deve ser “Título a pagar (Passivo)”. 
  6. Feito isso, clique em .
  7. Após criar a conta contábil, podemos prosseguir para um exemplo prático de como gerar a despesa a pagar.
  8. Para criar uma nova despesa, vá no menu Financeiro > Contas a pagar. 
  9. Na tela de contas a pagar, vá no menu Ações > Nova despesa com lançamento.
  10. O “fornecedor” deve ser o banco que oferece o crédito da compra. Se você não possui o banco cadastrado, visite nossa página sobre como cadastrar um fornecedor.
  11. Informe o valor da parcela de compra.
  12. No campo “Conta”, informe a conta cadastrada anteriormente (passos 1 ao 6).
  13. No campo “Conta de destino”, informe a conta contábil que se refere à despesa que está lançando. 
  14. Informe a data de vencimento para a data em que o cartão é baixado na conta bancária.
  15. Caso tenha mais parcelas a pagar, utilize a ação de “Repetir”: marque a opção “Repetir” > informe a periodicidade a repetir o lançamento da conta > informe a quantidade de vezes que deseja repetir o lançamento.
  16. Conclua o lançamento clicando em .