Perguntas e respostas

Perguntas e respostas

Pergunta 1: Como emitir um recibo para um cliente, a partir das contas a receber?

Pergunta 2: Como fazer um backup das informações do meu sistema?

Pergunta 3: Recebo várias NFs de um mesmo fornecedor, porém quero agrupar os títulos a pagar e dar baixa nos mesmos simultaneamente (“baixa por junção”). Como fazer?

Pergunta 4: Não foi informada a conta de crédito na operação fiscal “1353”. Informe esta conta para que possam ser gerados os lançamentos referentes às cobranças.

Pergunta 5: Em função de o documento fiscal ICMS ser 55 é necessário informar a chave de acesso.

Pergunta 6: A empresa “Empresa exemplo” está definida como “não-contribuinte”, em função disso é obrigatório marcar a opção “Para consumidor final”.

Pergunta 7: Os seguintes itens não possuem uma conta para o crédito (finalidade).

Pergunta 8: A conta “36 (2.01.01.01 – Fornecedores)” é sintética, e apenas contas analíticas podem ser utilizadas em lançamentos contábeis.

Pergunta 9: Item 1 possui ICMS ST porém o CST do ICMS (101 – Tributada pelo simples nacional com permissão de crédito) não prevê substituição tributária. Altere o CST do ICMS ou zere os valores do ICMS ST.

Pergunta 10: Não foi encontrado o imposto ICMS no item 1. Como “Livros fiscais” está marcado, o ICMS é obrigatório.

Pergunta 11: Em função de o documento fiscal ICMS ser 57 é necessário informar a chave de acesso.

Pergunta 12: A situação tributária do ICMS é incompatível com o código de Regime tributário. Situação tributária do ICMS: 0; código do regime tributário: Simples Nacional.

Pergunta 13: Não há estoque disponível do item 00002 e dono “Empresa exemplo”.

Pergunta 14: A movimentação não foi realizada, pois a quantidade é insuficiente na origem da movimentação. É possível que esta quantidade esteja reservada. Para consultar as reservas, estando sobre o estoque desejado na tela de Estoque, utilize o menu “Consultar > Reservas”.

Pergunta 15: Como reabrir uma NF recebida?

Pergunta 16: Como reabrir uma NF recebida sem desfazer as movimentações de estoque?

Pergunta 17: Como ordenar os processos do roteiro da Ordem de Produção manualmente?

Pergunta 18: Como editar os impostos de notas fiscais já recebidas?

Pergunta 19: Como incorporar o valor de um item a outro item de NF?

Pergunta 20: Como movimentar estoque a partir das vendas?

Pergunta 21: O item selecionado está sendo referenciado por uma NF e não pode ser apagado.

Pergunta 22: Como desfazer a emissão de uma nota fiscal?

Pergunta 23: Como movimentar estoque a partir das compras?

Pergunta 24: Como emitir propostas e pedidos de venda em moedas estrangeiras?

Pergunta 25: Apesar de a operação fiscal exigir pedido, ele não foi informado nos seguintes itens. Deseja continuar mesmo assim?

Pergunta 26: Você não possui as permissões de: Emitir nota fiscal sem pedido de venda utilizando operação fiscal que exige pedido [NF010].

Pergunta 27: Como inserir fotos dos produtos?

Pergunta 28: Como inserir documentos no cadastro dos produtos?

Pergunta 29: Esta nota contém pelo menos um título com valor já baixado ou estado diferente de emitido, não é possível desfazer sua emissão.

Pergunta 30: Como cadastrar formas de cobrança e contas bancárias?

Pergunta 31: Como alterar o CST do item da nota?

Pergunta 1: Como emitir um recibo para um cliente, a partir das contas a receber ?

Resposta: Vá em “Financeiro” > “Contas a Receber” > Selecione a conta.  Após selecionar, abra a edição desta conta e acesse a opção “Recibo (linha selecionada)”.

Pergunta 2: Como fazer um backup das informações do meu sistema?

Resposta: A Maxiprod realiza backup diário do sistema às 00:30 e às 12:30. Se deseja backups de seus próprios dados, isso deve ser feito manualmente, tela a tela, para formato CSV ou XML.

O caminho para estas exportações de arquivo é:
“NF-e” > “Baixar XMLs de NF-e” (para notas fiscais)
“Imprimir / exportar” > “Exportar para CSV” (para os demais dados)

Pergunta 3: Recebo várias NFs de um mesmo fornecedor, porém quero agrupar os títulos a pagar e dar baixa nos mesmos simultaneamente (“baixa por junção”). Como fazer?

Resposta: Utilize o recurso “Agrupar selecionados”.

É possível agrupar em um mesmo título diversos títulos pertencentes a uma mesma empresa. Para isso, selecione o checkbox dos títulos desejados > Vá no menu Ações > Agrupar selecionados.

financeiro 24

Ao clicar em Agrupar os títulos, é gerado um novo título contendo a soma dos valores anteriores.

financeiro 25

financeiro 26

Pergunta 4: Não foi informada a conta de crédito na operação fiscal “1353”. Informe esta conta para que possam ser gerados os lançamentos referentes às cobranças. 

Antes de prosseguir: a operação fiscal que está utilizando é a operação correta? Está correto gerar cobranças nessa nota?
Se respondeu sim para as duas perguntas acima, siga os passos abaixo. Caso contrário, escolha a operação fiscal correta ou desmarque a opção “Com pagamento” na edição dos itens da nota.

Resposta:

  1. Vá no menu Fiscal > Cadastros > Operações fiscais.
  2. Na tela de operações fiscais, edite  a operação fiscal que está utilizando nessa nota fiscal.
  3. Na edição da operação fiscal, expanda o menu Informar inicialização do item da nota.
  4. Marque a opção “Com pagamento” > expanda a opção “Mostrar contas” > Informe as contas de finalidade e crédito (exemplo: 235 – compra de matérias primas e 36 – fornecedores).
  5. Clique para .
  6. Edite a nota fiscal que quer lançar > vá no menu Ações > Atualizar dados dos itens conforme a operação fiscal da NF.
  7. Feito isso, basta receber / emitir a nota novamente.

Pergunta 5: Em função de o documento fiscal ICMS ser 55 é necessário informar a chave de acesso.

Resposta: O tipo do documento fiscal ICMS é informado em um determinado campo da nota fiscal. Normalmente, para notas fiscais com chave de acesso, o tipo do documento fiscal é 55. E por esse tipo de documento estar selecionado nessa nota, há a obrigatoriedade de informar a chave de acesso.

Se a nota que está lançando possui chave de acesso, siga os passos:

  • Na edição da nota fiscal, no canto superior direito, existe o campo “Chave de acesso”.
  • Clique sobre ele e informe a chave de acesso.

Se a nota que está lançando não possui chave de acesso, siga os passos:

  • Na edição da nota fiscal, no canto superior direito, expanda a opção “Mostrar informações fiscais”.
  • No campo “Doc. Fiscal ICMS”, escolha uma opção que não exige a informação da chave de acesso, por exemplo, a opção “01 – Nota fiscal“.

Pergunta 6: A empresa “Empresa exemplo” está definida como “não-contribuinte”, em função disso é obrigatório marcar a opção “Para consumidor final”.

Resposta: Nas vendas para empresas não-contribuintes, a SEFAZ exige que a operação seja “Para consumidor final”. Para isso, é necessário indicar essa informação em um campo da nota.

Ao marcar a opção “Para consumidor final” o valor do IPI será somado na base de cálculo do ICMS.

Pergunta 7: Os seguintes itens não possuem uma conta para o crédito (finalidade):
Item: 1 (00011 – item teste)

Resposta: Quando os itens estão com a opção “Com pagamento” marcada, é necessário que seja selecionada uma conta de finalidade para a operação. Essa mensagem aparece quando a conta de crédito não está preenchida. veja um exemplo abaixo:

Para solucionar essa questão, o ideal é que faça o preenchimento conforme está configurado na operação fiscal. Para isso, na edição da nota, vá no menu Ações > Atualizar dados dos itens conforme a operação fiscal da NF.

Se mesmo com a ação acima a mensagem persistir, quer dizer que a operação fiscal não está corretamente preenchida. Então siga os passos:

  1. Vá no menu Fiscal > Cadastros > Operações fiscais.
  2. Na tela de operações fiscais, edite  a operação fiscal que está utilizando nessa nota fiscal.
  3. Na edição da operação fiscal, expanda o menu Informar inicialização do item da nota.
  4. Marque a opção “Com pagamento” > expanda a opção “Mostrar contas” > Informe as contas de finalidade e crédito (exemplo: 235 – compra de matérias primas e 36 – fornecedores).
  5. Clique para .
  6. Edite a nota fiscal que quer lançar > vá no menu Ações > Atualizar dados dos itens conforme a operação fiscal da NF.
  7. Feito isso, basta receber / emitir a nota novamente.

Pergunta 8: A conta “36 (2.01.01.01 – Fornecedores)” é sintética, e apenas contas analíticas podem ser utilizadas em lançamentos contábeis.

Resposta: A conta referenciada na mensagem, no exemplo da mensagem acima, a conta 36 – fornecedores”, foi alterada para Sintética.

O plano de contas contábeis é dividido entre contas sintéticas e contas analíticas. As contas analíticas são aquelas que utilizamos para fazer os lançamentos contábeis. Enquanto que as contas sintéticas servem apenas para organizar o plano de contas entre grupos e subgrupos. Veja um exemplo na imagem abaixo:

Para solucionar essa questão, você pode seguir dois caminhos:

a) Alterar a conta de crédito da operação fiscal que está utilizando na nota para uma conta analítica.

  1. Vá no menu Fiscal > Cadastros > Operações fiscais.
  2. Na tela de operações fiscais, edite  a operação fiscal que está utilizando nessa nota fiscal.
  3. Na edição da operação fiscal, expanda o menu “Informar inicialização do item da nota”.
  4. Na opção “Com pagamento”, expanda a opção “Mostrar contas” > altere a conta de crédito para uma conta analítica.
  5. Clique para .
  6. Edite a nota fiscal que quer lançar > vá no menu Ações > Atualizar dados dos itens conforme a operação fiscal da NF.
  7. Feito isso, basta receber / emitir a nota novamente.

b) Altere o tipo da conta de crédito para “Analítica”.

  1. Vá no menu Contabilidade > Cadastros > Contas contábeis.
  2. Procure pela conta contábil que aparece na mensagem de aviso e entre na edição dela. 
  3. Na edição da conta contábil, no campo “Tipo”, altere para “Analítica”.
  4. Clique em .
  5. Emita / receba novamente a nota fiscal.

Pergunta 9: Item 1 possui ICMS ST porém o CST do ICMS (101 – Tributada pelo simples nacional com permissão de crédito) não prevê substituição tributária. Altere o CST do ICMS ou zere os valores do ICMS ST.

Resposta: Dependendo do CST do ICMS, será permitido o ICMS ST possuir valores ou não, segundo o controle feito pela SEFAZ. Por exemplo, pode-se ter valores no ICMS ST quando o CST do ICMS é 201 – Tributada pelo Simples Nacional com permissão de crédito e com cobrança do ICMS por substituição tributária.

Conforme é indicado na mensagem, podemos seguir dois caminhos de correção:

A) Alterar o CST do ICMS:

  1. Vá no menu Fiscal > Cadastros > Operações fiscais.
  2. Na tela de operações fiscais, edite  a operação fiscal que está utilizando nessa nota fiscal.
  3. Na edição da operação fiscal, expanda o menu “Informar inicialização dos impostos”.
  4. Clique para editar  o imposto ICMS.
  5. Na edição do imposto, altere a CST para uma CST que permite valor de ICMS ST.
  6. Feito isso, clique para  as edições feitas.
  7. Edite a nota fiscal que quer lançar > vá no menu Ações > Atualizar dados dos itens conforme a operação fiscal da NF.
  8. Feito isso, basta receber / emitir a nota novamente.

B) Zerar os valores do ICMS ST:

  1. Na edição da nota fiscal, clique para editar  o item 1.
  2. Na edição do item, na grade de impostos, clique para editar o ICMS ST.
  3. Na edição do ICMS ST, no campo “Valor”, deixe com o valor zerado.              
  4. Repita esse processo para os demais itens da NF.

Pergunta 10: Não foi encontrado o imposto ICMS no item 1. Como “Livros fiscais” está marcado, o ICMS é obrigatório.

Resposta: A opção “Livros fiscais” encontra-se na edição dos itens da nota. Essa opção define se ao gerar os relatórios fiscais, como o SPED ou o SINTEGRA, os itens da nota fiscal devem inseridos no relatório ou não. Mas além dessa opção, o imposto ICMS é obrigatório em grande parte das operações fiscais, independente de haver tributação ou não.

Veja na imagem abaixo onde se encontra opção “Livros fiscais”. Se desejar, pode deixá-la desmarcada nos itens e prosseguir com a emissão da nota fiscal. Porém, indicamos que siga o indicado nos passos mais abaixo.

Ao invés de desmarcar a opção “Livros Fiscais”, indicamos que insira o imposto ICMS na nota fiscal. Antes de prosseguir, verifique com a sua contabilidade duas questões que serão necessárias nos passos abaixo: qual deve ser a CST do ICMS para a operação que está fazendo nessa nota fiscal? Qual deve ser a modalidade do ICMS?

  1. Vá no menu Fiscal > Cadastros > Operações fiscais.
  2. Na tela de operações fiscais, edite  a operação fiscal que está utilizando na nota fiscal.
  3. Na edição da operação fiscal, expanda o menu “Informar inicialização dos impostos”.
  4. Clique no botão , pois será necessário inserir o imposto ICMS.
  5. Informe no campo “Imposto” o imposto ICMS, o CSOSN (CST) e a modalidade do ICMS.
  6. Feito isso, clique em .
  7. Agora edite a nota fiscal que quer lançar > vá no menu Ações > Atualizar dados dos itens conforme a operação fiscal da NF.
  8. Feito isso, basta receber / emitir a nota novamente.

Pergunta 11: Em função de o documento fiscal ICMS ser 57 é necessário informar a chave de acesso.

Resposta: O tipo do documento fiscal ICMS é informado em um determinado campo da nota fiscal. Normalmente, para notas fiscais com chave de acesso, o tipo do documento fiscal é 55 ou 57. E por esse tipo de documento estar selecionado em uma opção dessa nota, há a obrigatoriedade de informar a chave de acesso.

Se a nota que está lançando possui chave de acesso, siga os passos:

  • Na edição da nota fiscal, no canto superior direito, existe o campo “Chave de acesso”.
  • Clique sobre ele e informe a chave de acesso.

Se a nota que está lançando não possui chave de acesso, siga os passos:

  • Na edição da nota fiscal, no canto superior direito, expanda a opção “Mostrar informações fiscais”.
  • No campo “Doc. Fiscal ICMS”, escolha uma opção que não exige a informação da chave de acesso, por exemplo, a opção “01 – Nota fiscal“.

Pergunta 12: A situação tributária do ICMS é incompatível com o código de Regime tributário. Situação tributária do ICMS: 0; código do regime tributário: Simples Nacional.

Resposta: As configurações de CST / CSOSN do ICMS não estão compatíveis com o regime tributário de sua empresa. É comum que essa mensagem apareça quando iniciamos o uso do MAXIPROD em um regime tributário que é diferente do atual, então todas as operações fiscais que foram inicializadas com um certo padrão não estarão mais compatíveis com o regime tributário atual.

Como solucionar?

  1. Vá no menu Fiscal > Cadastros > Operações fiscais.
  2. Na tela de operações fiscais, edite  a operação fiscal que está utilizando na nota fiscal.
  3. Na edição da operação fiscal, expanda o menu “Informar inicialização dos impostos”.
  4. Clique para editar  o imposto ICMS.
  5. Na edição do imposto, altere a CST/CSOSN para uma opção adequada ao seu regime tributário.
  6. Feito isso, clique para  as edições feitas.
  7. Edite a nota fiscal que quer lançar > vá no menu Ações > Atualizar dados dos itens conforme a operação fiscal da NF.
  8. Feito isso, basta receber / emitir a nota novamente.

Pergunta 13: Não há estoque disponível do item 00002 e dono “Empresa exemplo”.

Resposta: Essa mensagem aparece pois você está tentando baixar um objeto de manutenção, mas não possui ele em estoque, ou esse estoque não está disponível. A solução será inserir esse item no estoque.

  1. Nesse exemplo, estamos tentando baixar o item “00002 – Empilhadeira” e o MAXIPROD está nos informando que não há estoque disponível do item 00002.
  2. Vamos no menu Estoque > Estoque, para que primeiro possamos verificar se existe o item 00002 em estoque. Utilizando o filtro “item”, filtraremos o estoque apenas pelo item 00002.
  3. Nesse ponto, podemos descartar uma das hipóteses do erro: se você não possui o item em estoque, faça uma entrada dele e conseguirá baixar para a ordem de manutenção.
  4. Porém, se você possui o item em estoque, verifique:
    • Se a ordem de manutenção foi gerada a partir de um pedido de venda, então só será permitida a baixa do objeto de manutenção se ele estiver em um estoque “De 3º em nosso poder” e este terceiro deve ser o cliente do pedido de venda. Para fazer isso, você pode seguir os passos:
      • Selecione o estoque > Menu Ações > Nova movimentação manual > Escolha o destino “De 3º” e a empresa deve ser o cliente do pedido de venda.
      • Você também pode reabrir a nota fiscal que fez a entrada desse estoque e corrigir para que o destino da movimentação do item da nota seja para um estoque de 3º em nosso poder:
    • Uma outra possibilidade é que o estoque já esteja reservado para alguma outra demanda, então para consumi-lo nessa OM é necessário excluir a reserva. Para isso, selecione o estoque > Menu Consultar > Reservas > Exclua a reserva do item.

Pergunta 14: A movimentação não foi realizada, pois a quantidade é insuficiente na origem da movimentação. É possível que esta quantidade esteja reservada. Para consultar as reservas, estando sobre o estoque desejado na tela de Estoque, utilize o menu “Consultar > Reservas”.

Resposta: Essa mensagem nos informa que o estoque que está tentando movimentar está reservada para uma operação diferente da que está tetando executar ou já foi consumida.

Verifique se o estoque está reservado:

  1. Vá no menu Estoque > Estoque.
  2. Na tela de estoques, selecione o estoque que está tentando movimentar > menu Consultar > Reservas.
  3. Abrirá a tela de reservas. Consulte se a reserva deve ser mantida, caso esteja incorreta, faça a exclusão .

Pergunta 15: Como reabrir uma NF recebida?

Para reabrir uma nota fiscal recebida, siga os passos abaixo:

  1. Vá no menu Compras > Notas fiscais recebidas.
  2. Na tela de notas fiscais recebidas, clique para editar () a nota que deseja reabrir.
  3. Na edição da nota, ao final dela, clique em .
    1. Caso o estoque da nota já tenha sofrido movimentações posteriores, você receberá a mensagem:
    2. Para tratar da mensagem acima, você pode fazer de duas maneiras:
      • Excluir as movimentações de estoque que ocorreram posteriormente à movimentação de estoque da nota, referente ao item da mensagem.
      • Reabrir a nota sem desfazer as movimentações. Para isso, siga os passos de nossa página de ajuda que você encontra clicando aqui.
    3. Caso a nota já tenha algum título baixado, você receberá a mensagem abaixo:
    4. Para tratar da mensagem acima, na edição da nota, vá no menu Consultar > Títulos. Edite o título > expanda a opção Exibir histórico > Exclua o histórico de pagamento. Em caso de dúvidas, clique aqui para ver um exemplo.

Pergunta 16: Como reabrir uma NF recebida sem desfazer as movimentações de estoque?

Para situações em que você precisa reabrir uma nota fiscal já recebida, mas a reabertura não é possível pois as movimentações de estoque dessa nota não podem ser desfeitas, faça os passos abaixo. Essa ação se aplica a casos em que precisa corrigir os lançamentos contábeis do financeiro, incluir impostos, corrigir alíquotas, etc.

Obs.: Tenha cuidado ao editar a nota reaberta para não comprometer as informações lançadas no sistema. A edição de todos os campos da nota será livre.

  1. Clique para editar () a nota que deseja desfazer a emissão sem desfazer as movimentações de estoque.
  2. Na edição da nota, vá no menu Ações > Desfazer emissão sem desfazer movimentações.
  3. Abrirá uma janela de aviso, clique em .
  4. A nota se tornará editável novamente, da mesma forma que ficaria se estivesse reaberta.
  5. Lembre que não será possível alterar as movimentações de estoque, então as alterações em quantidade de valor dos itens não irão impactar o estoque do item.
  6. Após as alterações necessárias, para receber a nota novamente iremos utilizar a opção que se encontra no menu Ações > Emitir sem fazer as movimentações.
  7. Lembre-se: se você receber a nota pelo botão , que se encontra ao final da nota, serão geradas inconsistências.

Pergunta 17: Como ordenar os processos do roteiro da Ordem de Produção manualmente?

As ordens de produção (OP’s) são inicializadas com o roteiro de produção informado no cadastro do item. Porém, é possível alterar manualmente as operações de uma ordem de produção específica. Siga os passos abaixo:

  1. Na tela de ordens de produção (menu Produção > Ordens de produção), clique para editar  a ordem de produção desejada.
  2. Na edição da OP, vá no menu Consultar > Roteiro de produção da OP.
  3. Na tela de roteiro de produção da OP, você encontra todas as operações dessa ordem de produção.
  4. Se deseja inserir uma nova operação para o roteiro dessa OP, clique no botão .
    • Informe o centro de trabalho, a estação de trabalho e defina o ordenamento dessa operação.                                                                                       
  5. Para ordenar as operações já existentes, clique no botão de edição  da operação desejada.
    • Edite a ordem da operação no campo “Operação*“.
    • Caso deseje alterar as datas de início e fim da operação, você encontra o campos “Inicio realizado*” e “Fim previsto*“. 
    • Feitas as alterações, clique em .

Pergunta 18: Como editar os impostos de notas fiscais já recebidas?

Para situações em que houve algum erro no lançamento de notas fiscais recebidas, precisando inserir novos impostos (ou eliminar impostos indevidos), assim como editar impostos lançados na nota (correção de CST, alíquota, etc), siga os passos abaixo:

  1. Se você apenas deseja editar os impostos de um nota em específico, vá direto para o passo 9, onde explicamos como reabrir a nota para edição.
  2. Caso precise inserir e excluir impostos, vá para no menu Fiscal > Cadastros > Operações fiscais.
  3. Na tela de operações fiscais, procure pela operação desejada e clique para editá-la ().
  4. Na edição da operação fiscal, expanda a opção “Mostrar inicialização dos impostos“.
  5. Clique no botão  para inserir um novo imposto ou no lápis de edição. Se for o caso de exclusão, basta clicar no  de exclusão.
  6. Se clicou em , selecione o imposto desejado e clique em .                                                                      
  7. Agora vamos atualizar a nota fiscal com as edições feitas. Vá no menu Compras > Notas fiscais recebidas.
  8. Clique para editar () a nota desejada.
  9. Na edição da nota, ao final dela, clique em .
    1. Caso o estoque da nota já tenha sofrido movimentações posteriores, você receberá a mensagem:
    2. Para tratar da mensagem acima, você pode fazer de duas maneiras:
      • Excluir as movimentações de estoque que ocorreram posteriormente à movimentação de estoque da nota, referente ao item da mensagem.
      • Reabrir a nota sem desfazer as movimentações. Para isso, siga os passos de nossa página de ajuda que você encontra clicando aqui.
    3. Caso a nota já tenha algum título baixado, você receberá a mensagem abaixo:
    4. Para tratar da mensagem acima, na edição da nota, vá no menu Consultar > Títulos. Edite o título > expanda a opção Exibir histórico > Exclua o histórico de pagamento. Em caso de dúvidas, clique aqui para ver um exemplo.
  10. Com a nota reaberta, vá no menu Ações > Atualizar dados dos itens conforme a operação fiscal da NF.
  11. Feito isso, as edições devem aparecer na grade de impostos da NF (no exemplo do ponto sete, inserimos o ICMS (ajuste)). 
  12. Feitas as alterações, clique novamente para receber a nota fiscal.

Pergunta 19: Como incorporar o valor de um item a outro item de NF?

Siga os passos abaixo para incorporar o valor de um item a outro itens de NF. Essa função serve normalmente para o cenário em que terceirizamos um produto e precisamos incluir o custo do serviço ao item final; ou o custo dos insumos consumidos ao insumo beneficiado.

Veremos um exemplo para o seguinte cenário:

  • Estamos recebendo uma nota fiscal com dois itens, cada um com uma operação fiscal diferente.
  • Um item é referente ao insumo consumido na terceirização e outro é o item final, que passou pelo processo de cromagem.
  • Nossa intenção é incluir o custo do insumo consumido ao custo do produto cromado.
  • Além disso, temos a condição de que a cobrança deve ser feita apenas com o valor do produto cromado.

a) Configurando o produto final (cromado) para entrar no estoque e gerar cobrança:

  • Entre na edição do item e marque a opção “Com pagamento”.
  • A movimentação de estoque desse item vai ser normal: vem de uma conta de industrialização por terceiros e vai para uma conta de estoque.

b) Configurando o insumo consumido para que agregue o custo dele ao item beneficiado, saia a quantidade que temos dele no estoque em poder de terceiros e não gere cobrança:

  • Entre na edição do item e desmarque a opção “Com pagamento”.
  • Nas contas de movimentação de estoque, a origem deve ser “Estoque em poder de terceiro” (caso não faça controle do estoque em poder de terceiros, selecione a opção “Conta”) e o destino deve ser “Incorporar valor a outro item de NF”.
    • Ao selecionar a opção “Incorporar valor a outro item de NF”, abre um novo campo, onde você deve selecionar o item de NF a incorporar o valor.
    • Clique na lupa de seleção  e selecione o item da nota quem você deseja que seja incluído o valor (o item cromado) e clique em “Ok”.
    • Clique para salvar a edição do item.

Feitos os passos a) e b), informe uma forma de cobrança para a nota e observe que será gerada a cobrança apenas do item que deixamos a opção “Com pagamento” marcada.

Por fim, receba a nota. Observe que o item entrará no estoque com o custo dele + custo do item consumido.

Pergunta 20: Como movimentar estoque a partir das vendas?

O que define se um item de nota fiscal vai movimentar estoque ou não, é se na edição do item da nota está marcada a opção “Movimentar estoque”.

Esse campo é inicializado marcado ou não, conforme a configuração feita na “Operação fiscal”.

Se a opção “Movimentar estoque” está marcada na operação fiscal (ou no item da nota), surge uma nova coluna na grade de produtos e serviços dos pedidos de venda e notas fiscais, chamada “Estoque”, e é possível saber se temos o produto disponível em estoque através dela.

Após rodar o MRP do item, é gerada uma OP para atender a um item que não temos em estoque. Veja como fica a coluna “Estoque”, na edição de uma nota (após clicar para faturar um pedido de venda), nos casos de ter concluído a OP e ter o item em estoque e de não ter concluído a OP. Seguindo a imagem acima, não tínhamos o “Item final” nem a “Máquina y” em estoque.

Pergunta 21: O item selecionado está sendo referenciado por uma NF e não pode ser apagado.

Resposta: Você está tentando excluir um pedido de venda ou item de pedido de venda que está sendo vinculado a uma nota fiscal. Se realmente é necessário excluir esse pedido ou item de pedido, então será necessário excluir esse vínculo.

Antes de prosseguir, se está tentando excluir um pedido de venda/compra, responda ao seguinte questionamento: esse pedido de venda deve mesmo ser excluído, ou poderia, por exemplo, ser cancelado? Lembrando que um pedido de venda cancelado se assemelha a um pedido excluído, pois não aparece entre os pedidos aprovados e faturados, apenas é mantido em uma seção específica de pedidos cancelados.

Para cancelar o pedido, faça o seguinte:

  • Deixe o pedido no estado aprovado.
  • Entre na edição  do pedido de venda.
  • Vá no menu Ações > Cancelar pedido.

Agora, se você está tentando excluir um item de pedido de venda, responda ao seguinte: será mesmo necessário excluir esse item, ou você pode deixá-lo no estado de “Faturado”? Itens no estado “Faturado” não serão mais considerados ao clicarmos para faturar o pedido de venda. Se optar por deixá-lo como “Faturado”, siga os passos:

  • Entre na edição  do pedido de venda.
  • Selecione o item desejado, deixando a linha amarelada.
  • Vá no menu Ações > Concluir item do pedido.

Se deseja prosseguir com a exclusão do item ou pedido, siga os passos:

  1. Vamos primeiro descobrir com qual ou quais notas os itens do pedido estão relacionados. Para isso, entre na edição  do pedido de venda.
  2. Na edição do pedido, na grade de itens, procure pela coluna “NF”. Essa coluna apresenta as notas fiscais que estão vinculadas aos itens do pedido de venda.
  3. Agora vamos entrar na edição  da nota fiscal, seguindo o exemplo, a nota fiscal 3049.
  4. Se a nota já estiver emitida, será necessário desfazer a emissão da nota.
  5. Com a nota em digitação, veja que na grade de itens também existe uma coluna que indica qual o vínculo deles, a coluna “Pedido de venda”. 
  6. Clique para editar  o item da nota fiscal que corresponda ao item do pedido de venda que deseja excluir.
  7. Na edição do item, expanda a opção “Informar pedido de venda”.
  8. Nessa seção, deixe o campo “Pedido de venda” em branco, assim estaremos excluindo o vínculo.
  9. Feito isso, clique em  as alterações e repita esse processo com cada um dos itens da nota que estejam relacionadas a itens de pedidos de venda que deseja excluir.

Pergunta 22: Como desfazer a emissão de uma nota fiscal?

Se ocorreu um engano, ou é necessário mudar as condições de pagamento, é possível desfazer a emissão da nota fiscal, ou reabrir da nota fiscal de recebimento, e corrigir esse lançamento. Veja abaixo como prosseguir (apresentaremos a explicação para uma nota de venda, mas nos casos de notas de compras o processo é o mesmo):

Esclarecimento sobre a ação de desfazer a emissão da nota fiscal: desfazer a emissão de uma nota já autorizada na SEFAZ não afeta o que foi enviado. A ação de desfazer é apenas interna. O ideal é evitar essa ação, pois ela torna a nota editável e permite, por exemplo, que a nota tenha informações diferentes da nota existente na SEFAZ. Após desfazer a emissão de uma nota, e feitas as alterações desejadas, quando clicar no botão “emitir” novamente , não é necessário clicar para enviar a nota, pois essa nota já está na SEFAZ.

  1. Caso não tenha clicado para receber nenhum dos títulos gerados pela nota, ou gerado boletos para esses títulos, será bastante simples refazer as condições de cobrança: entre na edição da nota fiscal e clique, ao final dela, no botão financeiro 15 (para notas fiscais de recebimento o botão é “Reabrir“).
  2. Ao desfazer a emissão da nota, ela ficará em digitação. Com a nota em digitação, edite a forma de cobrança.
  3. Caso algum título dessa nota já possua algum lançamento contábil, por exemplo, descontos ou recebimentos / pagamentos, ao clicar para desfazer a emissão, será exibida a mensagem:financeiro 16
  4. Neste caso, é necessário desfazer os pagamentos / recebimentos, entre outros lançamentos relacionados aos títulos dessa nota. Para saber como, clique aqui.
  5. Caso tenha sido gerado algum boleto dos títulos dessa nota, visando manter a integridade das informações do boleto, será permitido desfazer a emissão da nota, mas o campo de cobrança estará não editável. Veja a imagem abaixo:financeiro 17
  6. Note na imagem acima a coluna “Bloqueado”. Neste caso, está preenchido com “Sim”, ou seja, o título da nota está bloqueado. Para torná-lo editável novamente, é necessário desbloquear o título dessa nota, para depois desfazer a emissão da nota e editar a cobrança:
    1. Ainda com a nota emitida, vá para a tela de contas a receber.
    2. Clique com o botão direito do mouse sobre uma das colunas, para apresentar as colunas ocultas dessa tela. Para conferência, mantenha visível a coluna “Bloqueado”. financeiro 19
    3. Selecione o checkbox dos títulos da nota que estiverem bloqueados.
    4. Vá ao menu Ações > Desbloquear registros selecionados.financeiro 20
    5. Os títulos estarão desbloqueados e será possível desfazer a emissão da nota e corrigir as cobranças.financeiro 21

Pergunta 23: Como movimentar estoque a partir das compras?

Resposta: O que define se um item de nota fiscal vai movimentar estoque ou não, é se na edição do item da nota está marcada a opção “Movimentar estoque”.

Esse campo é inicializado marcado ou não, conforme a configuração feita na “Operação fiscal”.

Caso a opção de “Movimentar estoque” não esteja aparecendo disponível para você, confira as configurações de estoque. Para acessar essa tela, vá no menu Roda dentada > Configurações.

help certificado digital

Na seção de configurações de estoque, verifique se a opção “Ao emitir/receber notas fiscais, movimentar estoque” está marcada. Para que as movimentações de estoque ocorram, é necessário que essa opção esteja marcada.

Caso a entrada no estoque não seja por nota fiscal e deseja fazer uma entrada direta, consulte nossa página de ajuda sobre movimentações manuais no estoque.

Pergunta 24: Como emitir propostas e pedidos de venda em moedas estrangeiras?

  1. Primeiro, certifique-se de que a moeda desejada já está cadastrada no sistema: vá no menu Financeiro > Cadastros > Moedas e índices. moeda-estrangeira-5
  2. Caso o sistema não possua o cadastro da moeda desejada, na tela de Moedas e índices, clique em botao_novo e insira a moeda desejada. moeda-estrangeira-6
  3. Para futuras conversões no sistema, insira a taxa de conversão da moeda utilizada: vá no menu Financeiro > Cadastros > Taxa de câmbio e valores de índices. moeda-estrangeira-7
  4. Na tela de Taxa de câmbio, clique em botao_novo e insira o valor de conversão. moeda-estrangeira-8
  5. Para criar pedidos e propostas em outras moedas, a única alteração necessária será alterar o campo “Moeda*”. moeda-estrangeira-9
  6. Após aprovar o pedido de venda gerado em outra moeda, o sistema irá utilizar a taxa de câmbio cadastrada para fazer a conversão dos valores para reais.

Pergunta 25: Apesar de a operação fiscal exigir pedido, ele não foi informado nos seguintes itens. Deseja continuar mesmo assim?

Resposta: Exigir pedido significa que é obrigatório que essa nota tenha sido gerada a partir de pedidos de venda, ou tenha sido relacionada a itens de pedidos de venda. Essa configuração é definida na edição da operação fiscal (a operação fiscal é a  CFOP que você selecionou para o envio da nota fiscal + configurações de impostos e inicialização dos itens da nota).

Caso você deseje manter esse controle, pode simplesmente clicar em  e prosseguir com o envio da NF-e.  Se deseja que essa mensagem não apareça mais e que não seja feito esse controle para as vendas feitas com a operação fiscal escolhida na nota fiscal, siga os passos abaixo:

  1. Vá no menu Fiscal > Cadastros > Operações fiscais.
  2. Na tela de operações fiscais, edite  a operação fiscal que está utilizando nessa nota fiscal.
  3. Na edição da operação fiscal, expanda o menu “Informar inicialização do item da nota” e desmarque a opção “Exige pedido de venda”. 

Obs.: Ao desmarcar a opção “Exige pedido de venda” a operação fiscal não poderá mais ser utilizada em pedidos de venda.

Pergunta 26: Você não possui as permissões de: Emitir nota fiscal sem pedido de venda utilizando operação fiscal que exige pedido [NF010].

Resposta: Exigir pedido significa que é obrigatório que essa nota tenha sido gerada a partir de pedidos de venda, ou tenha sido relacionada a itens de pedidos de venda. Essa configuração é definida na edição da operação fiscal (a operação fiscal é a  CFOP que você selecionou para o envio da nota fiscal + configurações de impostos e inicialização dos itens da nota).

A mensagem de bloqueio apareceu pois você está tentando emitir uma nota com uma operação fiscal que exige pedido de venda, mas a nota não está relacionada a um pedido de venda e você não possui a permissão NF010 (essa permissão possibilitaria ignorar esse bloqueio).

A) Você pode solicitar que um usuário responsável pelos perfis de acesso insira a permissão NF010 aos perfis de acesso do seu usuário. Para mais informações sobre permissões de acesso, clique aqui.

B) Eliminar a configuração que exige pedido de venda:

  1. Vá no menu Fiscal > Cadastros > Operações fiscais.
  2. Na tela de operações fiscais, edite  a operação fiscal que está utilizando nessa nota fiscal.
  3. Na edição da operação fiscal, expanda o menu Informar inicialização do item da nota  e desmarque a opção “Exige pedido de venda”. 

Obs.: Ao desmarcar a opção “Exige pedido de venda” a operação fiscal não poderá mais ser utilizada em pedidos de venda.

C) Gerar a nota a partir de um pedido de venda:

  1. Crie um pedido de venda idêntico à nota que deseja enviar.
  2. Clique para faturar o pedido de venda, para assim gerar uma nota fiscal vinculada a esse pedido.

Pergunta 27: Como inserir fotos dos produtos?

Se os seus produtos possuem fotos e você gostaria de vincular elas ao cadastro dos produtos, siga os passos abaixo:

  1. Vá no menu Itens > Itens, para abrir a tela de cadastro de itens.
  2. Clique para editar  o item em que deseja inserir uma foto.
  3. Na edição do produto, no canto superior direito, clique em .
  4. Busque pela foto do produto em seu computador. Após inserir a foto, ele deve aparecer conforme indicado na imagem abaixo.
  5. Clique para  as edições feitas no item.
  6. Após inserir a foto do produto, você pode clicar no ícone , presente na lista de itens ou itens dos pedidos de venda, para visualizar a imagem do produto. 

Pergunta 28: Como inserir documentos no cadastro dos produtos?

É possível salvar documentos e imagens no cadastro dos itens. Além disso, você poderá definir quais arquivos devem ser enviados nos anexos das propostas, cotações e pedidos, e também quais arquivos devem ser impressos nos anexos das ordens de produção.

  1. Vá no menu Itens > Itens, para abrir a tela de cadastro de itens.
  2. Clique para editar  o item em que deseja inserir uma foto.
  3. Na edição do produto, expanda a opção “Informar documentos”.
  4. Para inserir um novo documento, clique no botão .
  5. Após inserir um documento, você pode marcar os checkboxes “Anexar em propostas”, “Pedidos venda/e-commerce”, “Cotações compra”, Pedidos compra”, “Ordens de produção”. Dessa forma, definimos quasi documentos devem ser inseridos nos anexos de cada funcionalidade. 

Pergunta 29: Esta nota contém pelo menos um título com valor já baixado ou estado diferente de emitido, não é possível desfazer sua emissão.

Caso algum título da nota já possua algum lançamento contábil, por exemplo, descontos ou recebimentos / pagamentos, ao clicar para desfazer a emissão, será exibida a mensagem:

financeiro 16

Nesse caso, é necessário desfazer os pagamentos/recebimentos, entre outros lançamentos relacionados aos títulos dessa nota. Para isso, siga os passos abaixo:

  1. Ainda na edição da nota fiscal, vá no menu Consultar > Títulos, para assim abrirmos a tela de contas a receber / pagar, onde podemos consultar os títulos dessa nota.
  2. Caso o título já possua algum recebimento/pagamento ou desconto, será necessário excluir esses lançamentos. Para isso, clique para editar  o título dessa nota. 
  3. Na edição, expanda a opção “Exibir histórico”.                                                                                  
  4. Clique para excluir  os históricos de pagamento/recebimento ou descontos.
  5. Após excluir esses históricos, clique para desfazer/reabrir a nota.

Pergunta 30: Como cadastrar formas de cobrança e contas bancárias?

O ERP MAXIPROD permite cadastrar as formas de cobrança e contas bancárias utilizadas pela empresa, simplificando o controle financeiro. Esse cadastro pode ser usado na geração de boletos de cobrança, vinculando as contas contábeis às operações de cobrança e pagamento.

  1. Para acessar a tela de formas de cobrança, vá no menu Financeiro > Cadastros > Formas de cobrança e contas bancárias.formas de cobranca 1
  2. Nessa tela, você encontra todas as suas formas de cobrança e contas bancárias cadastradas. formas de cobranca 2
  3. Para criar uma nova forma de cobrança, clique no botão botao_novo e selecione o tipo da forma de cobrança (dinheiro, cheque, depósito, boleto, etc). Feito isso, preencha os campos relacionados ao tipo de forma de cobrança selecionado.formas de cobranca 3
  4. Será possível informar a forma de cobrança a partir da nota fiscal.
  5. Assim como a partir da edição das contas a receber/pagar.formas de cobranca 4
  6. É possível definir previamente as formas de cobrança preferenciais que serão geradas para os clientes. Para isso, na edição da empresa do cliente > clique na opção “Informar dados de venda” > selecione a forma de cobrança padrão. formas de cobranca 5

Pergunta 31: Como alterar o CST do item da nota?

Para editar o CST do item da nota, siga os passos:

  1. Edite o item da nota fiscal.
  2. Na edição do item, ao final você encontra a lista de impostos.
  3. Clique para editar o ICMS e altere o CST.                                                                                                                                                                                                                                                 

Porém, se desejar, é possível deixar essa configuração pré-cadastrada, assim sempre que utilizar a operação fiscal, as configurações de impostos virão com a CST desejada. Para isso, siga os passos abaixo:

  1. Vá no menu Fiscal > Cadastros > Operações fiscais.
  2. Na tela de operações fiscais, edite  a operação fiscal que está utilizando na nota fiscal.
  3. Na edição da operação fiscal, expanda o menu “Informar inicialização dos impostos”.
  4. Clique para editar  o imposto ICMS.                                                                                                                                                                                                   
  5. Na edição do imposto, altere a CST/CSOSN para a opção desejada.                                                                                                                                          
  6. Feito isso, clique para  as edições feitas.
  7. Caso já tenha criado uma nota fiscal e os dados estão incorretos, edite a nota fiscal > vá no menu Ações > Atualizar dados dos itens conforme a operação fiscal da NF.