Unidades de medida

Unidades de medida de um item

O MAXIPROD é fornecido com um conjunto inicial de unidades de medida, às quais os usuários podem acrescentar as suas próprias.

Todos os itens possuem unidades de medida para produção, estocagem, compra ou venda. No MAXIPROD, podem-se definir três unidades de medida para um item: unidade de compra, unidade de venda e unidade interna.

Unidades de medida internas

A unidade interna é a unidade de medida usada na estocagem e na produção. Por exemplo, se a unidade interna do produto “Farinha” é quilograma (kg), então a estocagem desse produto a quantidade que utilizada em estruturas de produto também será medida em quilogramas. Veja as imagens exemplo:

Estoque:

Produção:

Se o produto não possui diferentes unidades para compra ou venda, então a unidade interna também será utilizada nessas operações.

Unidades de medida internas e estrutura de produto

A unidade interna do item, além de ser utilizada para estocagem, também servirá para a estrutura de produto, então você deve levar em conta a escolha da unidade para esses dois casos.

O campo “Quantidade”, seja na estrutura de produto ou nas movimentações de estoque, possui uma limitação de cinco casas decimais (exemplo: 0,00012). Portanto, se algum insumo for incluído na estrutura de produto com um valor muito pequeno (não representável em cinco casas decimais), será necessário alterar a unidade interna do item para uma escala menor, o que reduzirá a quantidade de casas decimais na quantidade desse produto.

Exemplo:

Em uma indústria de cosméticos, para a produção de um creme, utilizam-se 24 mg de um determinado insumo. A unidade interna do insumo é kg, assim, ao inserirmos esse insumo na estrutura de produto do creme, informamos a quantidade de “0,000024 kg“. Porém, dessa forma ultrapassamos a quantidade limite de cinco casas decimais na estrutura de produto.

Solução: alterar a unidade interna do item para gramas (g). Dessa forma, a quantidade do insumo na estrutura de produto será “0,24 g“.

Unidade de compra

A unidade de compra é utilizada nas notas fiscais recebidas, pedidos de compra, solicitações de compra e cotações. Ela é necessária se as compras são realizadas em uma unidade diferente da unidade interna. Por exemplo: o insumo “bicarbonato” é estocado e utilizado na produção com a unidade “grama” (g), porém, a compra desse produto é feita em “quilogramas” (kg), para esse cenário, precisaremos utilizar uma unidade de compra diferente para o insumo “bicarbonato”.

Para informar a unidade de compra de um item, clique no lápis de edição () desse item e vá para a seção “Pesos, volumes e outras unidades”. Na seção de “Pesos, volumes e outras unidades”, informe a unidade de compra e um fator de conversão (o fator de conversão é necessário para que o sistema saiba como converter a unidade de compra em unidades principais, ou seja, uma unidade de compra equivale ao total de “x” unidades principais).

Cadastramento de diferentes unidades de medida para cada fornecedor ou cliente

Se um insumo é comprado em diferentes unidades, pode-se cadastrar uma unidade de compra diferente para cada fornecedor ou cliente.

A mesma unidade de medida pode ter um diferente fator de conversão para cada fornecedor.

Por exemplo, se a unidade interna de um item é PC, e os fornecedores F_A e F_B fornecem esse item em caixas (unidade de medida CX) com 40 e 70 unidades respectivamente,  então a mesma unidade de medida CX pode ser usada para os códigos externos de cada um desses fornecedores, mas com diferentes fatores de conversão. Ou seja, a mesma unidade de medida pode ter diferentes significados, quando associada a diferentes fornecedores.

Para isso:

  1. Vá ao menu Itens > Códigos externos.
  2. Os códigos externos serão os códigos dos seus fornecedores, dessa forma conseguimos criar uma relação entre o código do fornecedor e unidade de medida dele com o código próprio e unidade de medida interna.
  3. Na tela de códigos externos, clique no botão verde .
  4. Informe o código de seu item, o fornecedor, o código externo que o fornecedor utiliza para esse item, a unidade de medida do fornecedor e o fator de conversão. 
  5. Clique em .

Unidade de venda

A unidade de venda é usada em notas fiscais, pedidos de venda e propostas. Ela é necessária quando um item é vendido em uma unidade diferente da unidade interna. Por exemplo: produto “Pacote de bolo de chocolate” é estocado e produzido em em “unidades” (un), porém, a venda desse produto é feita em “caixa” (CX). Neste caso, cadastra-se uma unidade de venda diferente da unidade interna.

Para informar a unidade de venda de um item, clique no lápis de edição () desse item,  vá à seção “Pesos, volumes e outras unidades”, e  informe a unidade de venda e um fator de conversão entre a unidade de venda e a unidade interna.

Dessa forma, sempre que for criada uma venda para este produto, o sistema já inicializará a unidade da venda conforme configurado para o mesmo.

Unidades de medida inteiras, e arredondamento

Cada item é cadastrado com 3 unidades de medida:

  • unidade interna, utilizada no estoque e estrutura de produto
  • unidade de compra principal
  • unidade de venda principal

A unidade interna, utilizada no estoque, movimentações e estrutura de produto, é única para cada item, não podendo sofrer alterações.

Exemplos:

  • se uma empresa que usa a unidade de medida Dz (Dúzia) para um item, pode ou não permitir o recebimento de frações de dúzia desse item.
  • um volume contendo latas de determinado produto de peso unitário conhecido, tem o seu conteúdo declarado não em número de latas, mas pelo peso indicado por uma balança. Uma operação de divisão permite determinar a quantidade de latas, que é a unidade interna, e necessariamente um valor inteiro. No entanto, por imprecisão da balança, esta operação pode gerar um resultado não inteiro, que deve sofrer um arredondamento, antes de ser armazenado.

As unidades de compra e venda são usadas em cotações, propostas, solicitações de compra, pedidos de compra, pedidos de venda e  notas fiscais. Além das unidades “principais” de compra e de venda cadastradas para cada item, podem ser usadas outras unidades, em cada compra ou venda, caso a caso, especificando-se os fatores de conversão para a unidade interna.

Cada uma das 3 unidades de medida cadastradas para um item tem uma propriedade Inteiro (Sim ou Não), indicada por um checkbox na tela de inserção/edição do item, ao lado da unidade.

Esta propriedade atua de diferentes formas em 2 situações: digitação e conversão.

Digitação

O valor digitado em uma unidade “inteira” deve ser um inteiro, senão é exibida a mensagem “Valor obrigatoriamente inteiro”.

Conversão

Quando um valor é convertido para uma unidade definida como inteira, então após a conversão deve haver o arredondamento, dentro dos limites da tolerância, ou então haverá rejeição, com a mensagem:

“Atenção: na unidade de medida ** do item [código descrição], que está indicada como “Valor inteiro”, a quantidade ***,*** está fora da tolerância de 0,** indicada nas configurações.”

A tolerância de conversão para uma unidade inteira é definida nas configurações de estoque (Menu “Roda Dentada” > “Configurações”), sendo inicializada em 0,1.

No exemplo acima, da conversão de peso para número de latas, se o resultado for 210,08 latas, este será convertido para 210. No entanto, se for 210,13 (ou seja, diferença superior à tolerância padrão de 0,1, o resultado será rejeitado.