Não-conformidades e processos de qualidade

Não-conformidades e processos de qualidade

Deve ser aberta uma Não-conformidade (NC) quando for detectado um desacordo entre:

  • um item recebido, um produto fabricado, ou um procedimento, e
  • as normas de qualidade da empresa.

O registro das NCs tem por objetivo:

  • qualidade: como corrigir os efeitos de uma NC, e evitar que se repita
  • custeio/contabilidade: a NC pode gerar custos de material, mão-de-obra e despesas com terceiros, que devem ser associados a contas contábeis, contros de custo e/ou pedidos.

As NCs podem ser usadas de forma independente, ou integradas ao fluxo de trabalho, financeiro e contabilidade gerais.

1. Classes de NCs

Cada NC pertence a uma classe.

Por exemplo, em uma empresa industrial, poderiamos definir as seguintes classes de NCs:

  • NC de processo interna: para matérias primas e produtos semi-acabados
  • NC de ensaio final: não atendimento de requisito de cliente
  • NC de processo externa: reclamações de clientes, para produtos acabados

Uma classe de NCs:

  • possui um conjunto de parâmetros, que classificam as NCs da classe
  • segue uma sequência de etapas, que são pré-definidas por cada empresa.
1.1. Parâmetros de uma classe de NCs

Parâmetros típicos das classes de não conformidades são (nem todos os parâmetros existem em todas as classes):

  • processo: o processo auditado
  • norma: norma usada na NC
  • opções de correção. Opções típicas são:
  • plano de ação
  • detecção: tipo de detecção realizada na NC
  • disposição. Disposições típicas de NCs são:
    • retrabalho ou reparo: ação sobre um produto não conforme, a fim de torná-lo conforme aos requisitos
    • reclassificação: alteração da classe de um produto não-conforme, a fim de torná-lo conforme a requisitos diferentes daqueles inicialmente especificados
    • refugo: ação sobre um produto não conforme para impedir sua utilização prevista originalmente, como, por exemplo, recliclagem ou destruição
    • concessão interna: pemissão para usar ou liberar um produto que não atende a requisitos especificados, dado por responsável da unidade produtiva, ou seja, não há uma ação direta sobre o efeito da NC.
    • concessão externa: permissão para usar ou liberar um produto/material que não atende a requisitos especificados pelo cliente, ou seja, não há uma ação direta sobre o efeito da NC.
  • causa: por exemplo, engenharia, mão de obra, calibração de equipamento
1.1. Etapas de uma classe de NCs

As etapas de uma classe de NCs constituem o roteiro, ou work-flow de todas as NCs da classe.

Cada etapa pode ter 4 alternativas de próxima etapa.  Se houver mais de uma alternativa, o responsável pela etapa atual selecionará a próxima.

Cada etapa poderá ser uma “possível última etapa” da NC, ie, uma etapa para a qual pode ser indicado que a NC foi concluída.

2. Não conformidades

Cada NC é criada dentro de uma classe.

Uma NC tem várias características das ordens de produção:

  • é identificada por um número sequencial, por exemplo “216”
  • ao ser criada, é criado um item, cujo código será “_NC000216″, e este item fica no estoque em elaboração com quantidade 1.. Enquanto este item não recebeu valor, a NC pode ser apagada. Depois que recebeu valor, não pode mais ser apagada.
  • este item pode ter itens-filho
  • na produção sob encomenda, podemos inserir o item da NC na estrutura do produto final, fazendo com que o MRP solicite os insumos, e automatizando a sua atribuição de custos
  • mesmo que o item da NC não seja item-filho de uma estrutura de produto específica, a NC pode ser tornada insumo de uma ordem de produção, com a resultante transferência de custos.

Para casos de problemas na qualidade da produção, de produtos finais ou insumos defeituosos ou problemas nos serviços, é possível criar um plano de ação para a resolução dessas não conformidades (NC’s).

Crie um roteiro com os passos para a solução, associando os responsáveis por tarefa. Os envolvidos na resolução receberão notificações sempre que chegar a sua vez no processo de desenvolvimento.

Criando uma classe de não conformidades

1. Selecione a opção: Qualidade > Cadastros > Classes de não conformidades.

2. Em Classes das não conformidades, clique em cod-externo-11

3. Preencha a Classe da não conformidade e a descrição dessa classe e clique em referenciar-custo-de-frete-17.

4. Após criada a Classe da não conformidade, ela aparecerá no grid das Classes das não conformidades. Agora é preciso cadastrar as etapas de resolução para as futuras NC’s que forem associadas a essa classe.

Para criar as etapas de resolução, dê um duplo clique sobre a Classe da não conformidade criada.

5. Abrirá uma nova janela intitulada “Etapas da classe XXX Nome da Classe (XXX descrição da classe)”.

6. Nessa janela de etapas da classe, clique em referenciar-custo-de-frete-11

7. Preencha a descrição dessa etapa e o perfil associado a ela e clique em botao_salvar. Lembre que os perfis utilizados para resolução de não conformidades precisam possuir permissões para consultar e editar NC’s.

8. Repita esse procedimento dos passos 6 e 7 até cadastrar todas as etapas necessárias para a resolução de não conformidades dessa Classe. Você vai notar que a cada etapa criada, o número de Operação irá avançar uma dezena.

9. Após concluir a criação das etapas, precisamos ordená-las. Clique em editar na etapa que seria a Primeira etapa da resolução. Selecione, em Próximas etapas, no primeiro campo, a próxima etapa após essa primeira; repita esse procedimento para todas, até chegar à última etapa.

10. Ao editar a última etapa, coloque como próxima etapa a Primeira etapa, no exemplo, “Descrição do problema”, e selecione o checkbox “Esta pode ser a última etapa”. Agora, caso a resolução chegue até a última etapa, mas se encontre algum problema, será possível selecionar para que o processo volte para a etapa inicial e recomece a desenvolver a solução. Ou, em um melhor plano, o desenvolvimento foi bem sucedido, então será possível finalizar a não conformidade.

Criando uma não conformidade

1. Após criar uma classe de não conformidades, podemos criar as não conformidades pertencentes a essa classe. Vá para Qualidade > Não conformidades.

2. Em Não conformidades, clique em cod-externo-11

Selecione uma das classes já criadas para essa NC. Preencha o campo de Assunto. Clique em referenciar-custo-de-frete-17

Lembre que só será permitida a criação de uma NC dessa classe para os usuários que possuírem o perfil envolvido nas etapas dessa classe (no exemplo, perfil “FABRICA” e perfil “TECNICO”).

3. A NC foi criada

Para iniciar as etapas de resolução, o responsável pela primeira etapa deverá ir para Qualidade > Não conformidades, duplo clicar a não conformidade criada. Nessa nova janela (figura abaixo), estarão listadas todas as atividades concluídas e a fazer dessa NC.

4. A primeira etapa no exemplo é a de descrição do problema. Para iniciá-la, daremos um duplo clique sobre ela, ou clicamos o botão de editar. Abrirá uma nova janela onde informamos a descrição dessa etapa e o que está sendo feito. Após isso, clique em referenciar-custo-de-frete-17. A etapa ficará em desenvolvimento.

Caso já tenha concluído essa etapa, antes de salvar marque o checkbox “concluir”. Ao marcar “concluir”, abrirão dois campos: “Próxima etapa”; e “Responsável”. Nesse segundo campo, ao clicar em buscar (lupa), abrirá uma janela com os usuários cadastrados no sistema, podendo assim selecionar o responsável pela próxima etapa.

5. O “operador 2” desse exemplo, o responsável pela próxima etapa, receberá, em seu e-mail cadastrado, um e-mail de notificação para sua vez na resolução dessa NC. O e-mail terá um corpo de texto como o mostrado na imagem abaixo.

Não-conformidade - nova etapa - e-mail

6. Operador 2 iniciará a etapa de detecção do problema.

7. Avançando para a última etapa da NC. O operador 2 fez os testes e verificou que a NC foi concluída. Como a etapa de “Testes e conclusão” foi marcada como podendo ser a última etapa, ao marcar o checkbox “concluir”, abrirá, além dos dois campos “Próxima etapa” e “Responsável”, um novo checkbox: concluir não conformidade. Caso marque o checkbox de concluir a não conformidade, os outros dois campos de Próxima etapa e Responsável sairão da tela, podendo então clicar em referenciar-custo-de-frete-17 para concluir a não conformidade.

Basta clicar novamente em referenciar-custo-de-frete-17 na janela da não conformidade. Ao fazer isso, ela será concluída.